NIEUW: Word jij de vrijwilliger van het jaar?

Beste leden, niet spelende leden, ouders/verzorgers en vrijwilligers,

Het seizoen gaat bijna beginnen! We hebben er zin in! Tijd om terug te blikken en om vooruit te kijken. Wat moet er komend seizoen anders en wat loopt er goed?

Wij zijn tot de conclusie gekomen dat het vervullen van de bardiensten / keukendiensten, met name op de zaterdagmiddag, een steeds moeilijkere taak is. We hebben een kleine groep vrijwilligers die dit oppakken. Wij zijn deze vrijwilligers ontzettend dankbaar en voelen tegelijkertijd dat de veerkracht kleiner wordt en er teveel druk komt te staan op de schouders van deze kleine groep.

We zijn op zoek gegaan naar een alternatief. Hoe doen ze dit bij andere clubs? Veelal werken ze hier met een verplichte kantinedienst of betaalde krachten achter de bar. Het nadeel van betaalde krachten is dat of de contributie omhoog zal moeten, of dat de prijzen in de kantine omhoog moeten. Dit willen wij natuurlijk zoveel mogelijk voorkomen.

Daarom willen wij dit seizoen naar een nieuw systeem van Vrijwilligersplanning toe, waarbij iedereen zich kan inschrijven voor een bepaalde taak. Vele handen maken ten slotte licht werk. We hebben allemaal een hart voor de club, dus samen moet dit goed komen!

Hieronder zullen wij schetsen hoe dit er in de praktijk uit zal komen te zien:

• Dit seizoen gaan we voor het nieuwe systeem van Vrijwilligersplanning werken met de ClubApp op je telefoon. Deze kan je downloaden via de App Store of via de Play Store. In onze ClubApp vindt je alle informatie over de club, en ook een knop met ‘Vrijwilligersplanning’. Zowel leden als niet-leden kunnen zich hier opgeven voor een vrijwilligerstaak. Let op: zet je notificaties aan!

• Om je te kunnen aanmelden als vrijwilliger heb je een eigen gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Wij zullen daarom iedereen vooraf via een mailing vragen om jezelf te registreren door een eigen vrijwilligers-account te activeren.

• Een jeugdlid onder de 18 dient bij registratie de naam van een van de ouders op te geven, en vormt samen met de vader en/of moeder een groep/familie die kan deelnemen.

• Alle deelnemers kunnen zich vanaf vandaag inschrijven voor vrijwilligersdiensten.

• Wij vragen elk lid om je voor tenminste 6 uren per seizoen in te schrijven (meer is natuurlijk altijd fijn!). Dit kunnen 2 bardiensten zijn van 3 uur, of: een keukendienst van 4 uur & een coördinatordienst van 2 uur. Ook kun je je inschrijven om bijvoorbeeld een keer als scheidsrechter te fluiten bij een wedstrijd.

• De inschrijving sluit op vrijdag 9 september. Ben je na deze datum niet ingeschreven voor een taak dan kun je ingedeeld worden!

• Er geldt een systeem van ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’. Log dus snel in en kies een tijdstip dat voor je uitkomt. In de ClubApp kan je ook aangeven welke taken je voorkeur hebben.

• Het systeem werkt met punten. Elk uur vrijwilligerswerk is één punt. Aan het eind van het seizoen maken we de score op. De personen, groepen, en teams met de hoogste punten krijgen een prijs! De winnaars worden bekend gemaakt op de website. Rond de winterstop zal er ook een tussenscore gedeeld worden.

• Vrijwilligers die al een andere functie bekleden binnen de club starten met 5 punten voor elke functie die ze dit seizoen uitoefenen.
  
  

• Bar- en Keukendiensten mogen pas vanaf 18 jaar. Dit betekent automatisch voor jeugdleden dat ouders/verzorgers/opa’s/oma’s van deze leden onder de 18 jaar de bar/keukendiensten op zullen moeten pakken. Je vormt hiervoor een groep/familie, welke zich gezamenlijk inschrijft en gezamenlijk punten krijgt. Een jeugdlid mag zich natuurlijk wel opgeven voor een scheidsrechtersdienst bij de jeugd.

• We willen ook graag gebruik gaan maken van een reservepoule. Mocht je in de reservepoule willen dan kan je dit kenbaar maken vóór vrijdag 9 september via kantine@vvhvelserbroek.nl. Je kan dan benaderd worden voor het vervangen van een kantinedienst voor een lid die onverhoopt niet kan komen. De punten komen dan uiteraard op jouw eigen account.

• Natuurlijk hoef je zelf een taak niet te vervullen als je iemand vindt die dit voor je wil doen. Mocht je onderling een dienst willen ruilen of laten vervangen dan kan dit natuurlijk. Je zoekt dan zelf een vervanger. Graag worden wij hier wel van op de hoogte gebracht via de email: kantine@vvhvelserbroek.nl. Wij kunnen je dienst dan aanpassen in het systeem.

• Je wordt altijd via notificaties op je telefoon (of via email) op de hoogte gehouden van de tijden waarop je aanwezig moet zijn. Mocht een wedstrijd uitvallen dan brengen wij je zo spoedig mogelijk op de hoogte of de kantinedienst doorgaat of bijvoorbeeld later start. Ook kunnen er tussentijds nog taken worden toegevoegd.

• Mocht je wegens bepaalde redenen geen vrijwilligerswerk kunnen uitvoeren dan hopen wij dat je iemand bereid vindt dit voor je op te pakken. Zo niet dan horen wij dit graag via de email: kantine@vvhvelserbroek.nl

• Wij vragen ervaren leden of vrijwilligers zich in te schrijven op de wat drukkere tijdstippen op de zaterdag: 14.00 tot 18.00 uur.

• Mocht je nog nooit eerder een kantinedienst gedaan hebben dan kan je dit kenbaar maken bij ons, wij zorgen dan dat je wordt ingedeeld bij iemand die ervaren is of dat er hulp op dat moment aanwezig is. Voor iedereen zijn er duidelijke lijsten met aanwijzingen en werkwijzes opgehangen in zowel de keuken als achter de bar!

• Het zou fijn zijn als de eerste zaterdagen van het seizoen het eerst ingevuld worden, dan zijn deze in ieder geval al bemand.

We hopen van harte dat deze manier van vrijwilligersplanning gaat werken en dat wij onze leden zo min mogelijk zelf hoeven in te plannen. Als we allemaal 6 uur vrijwilligerswerk doen dan valt het werk per seizoen heel erg mee!

Tot slot, voor ons is dit ook allemaal nieuw dit seizoen. Er zullen ongetwijfeld zaken niet meteen perfect verlopen, maar laten we het in ieder geval met elkaar gaan doen! We horen bij veel clubs positieve verhalen. Mocht je nog vragen/opmerkingen/tips hebben dan horen wij dit graag.

Alvast hartelijk dank, namens het gehele bestuur,
Loes Passchier (bestuurslid kantinezaken)

ClubApp voor je mobiele telefoon: